الدرس الثالث : بعض تطبيقات الدوال في اكسل

الدرس الثالث : بعض تطبيقات الدوال في اكسل
في البداية انا
اشوف مفيش مثل الامثلة علشان توضح الفكرة اكثر واليوم بنأخذ مثال نتعلم فيه بعض
التطبيقات على الاكسل وبنركز على بعض الدوال الرئيسية المستخدمة ف اكثر البيانات.

نفرض ان عندنا الجدول التالي

مثل ماتشوفون يحتوي على اسماء طلاب افترضت انهم بكلية العلوم الادارية ودرجاتهم في
مادة التحليل الاستثماري وفي نثال اليوم بنتعلم كيف نستخرج أعلى درجة في المادة
وأقل درجة وكذلك متوسط الدرجات ،والانحراف المعياري لدرجات جميع الطلاب عن المتوسط
،عدد الطلاب وايضا التمييز بين الناجح والراسب في المادة وعدد الناجحين وعدد
الراسبين طبعا هذه الدوال يمكن تطبيقها على جميع انواع البيانات وليس فقط الطلاب
ودرجاتهم
في البداية أمل ممن يريد تطبيق الدرس تعبئية الحقول الاساسية وهي اسم الطالب ودرجته
هذا اقل شي ليواصل التمرين على ان تكون الدرجات تتراوح مابين 50 و 100 . والان
سنبدأ بتعلم دالة (أقل قيمة وأعلى قيمة ) في مثالنا أقل درجة وأعلى درجة يفضل ان
تكون درجات الطلاب في العمود D ومابين D3 و D25 لتنطبق الدوال التي في المثال دون
الحاجة لتعديلها أو انك ستظطر الى تعديل مجال الدالة بحسب مجال الدرجات التي تضعها.

لنكتب مثلا في الحقل G3 "أعلى درجة" وفي الحقل المقابل له H3 نكتب في الحقل
=Max(D325) وكلمة Max هي دالة استخراج القيمة العظمى وصيغتها كالتالي Max(Range)
وبإمكاننا تجاوز كتابة الدالة وذلك بالذهاب الى إدراج > دالة ومن مربع الحوار نختار
الكل ونختار Max وعندما يظهر لنا مربع الحوار الخاصة بالدالة Max نختار القيم او
الدرجات وذلك عن طريق السحب بمؤشر الماوس وبذلك نكون قد إخترنا المجال او مدى القيم
التي يتم استخراج الدالة منها وفي الصور التالية زيادة في الايضاح

بعد ذلك نكتب في الحقل G4 "أقل درجة" وفي الحقل المقابل له H4 نكتب الدالة
=Min(D325) وطبعا كلمة Min هي دالة استخراج القية الصغرى وبإمكاننا اتباع الطريقة
التي في الصور السابقة مع التغيير عند اختيار الدالة بدلا من اختيار Max نختار Min
وهكذا نكون قد استخرجنا القيمة الصغرى والكبرى من درجات الطلاب

الان سنتعلم كيف نستخرج المتوسط (متوسط درجات الطلاب ) لنذهب الى الحقل G5 ونكتب "
متوسط الدرجات" ونذهب للحقل المقابل له H5 ونكتب الدالة التالية =Average(D325)
اوبإتباع نفس الخطوات السابقة

وبعد ذلك سنتعلم كيفية استخراج الانحراف المعياري لدرجات جميع الطلاب عن المتوسط
وذلك بإستخدام الدالة STDEVP فنذهب للحقل G6مثلا ونكتب فيه الانحراف المعياري ونذهب
بعد ذلك الى الحقل H6 نكتب فيه الدالة =STDEVP (D34) أو نتبع الطريقة الموضحه في
الصور السابقة مع تغيير مايلزم

والان سنتعلم كيف نستخرج عدد الطلاب أو عدد القيم وهنا لدينا خيارين إما ان نجعل
الدالة تعد قائمة اسماء الطلاب او تعد قائمة درجاتهم ولنبدأ بالدالة التي تعد حقول
درجات الطلاب وصيغتها كالتالي =count(D325) او نتبع اسلوب الصور مع تغيير مايلزم
ايضا ، أما في حالة اردنا عد الاسماء فلن نستخدم الدالة نفسها لان الدالة السابقة
لا تعد الا الارقام فقط اي لا تعد Text والقيم المنطقية وغيرها ، ففي حالة اردنا
العد عن طريق قائمة الاسماء نضيف الحرف a على كلمة Count فتصبح الدالة كالتالي
Counta(A3:A25) وبهذا يتم العد عن طريق الاسماء ويمكننا اتباع الخطوات الموضحه في
الصور مع تغيير مايلزم ايضا.

أما الان سنتعلم كيف نصنف الطلاب الى مجموعتين بحسب درجاتهم مجموعة الناجحين
ومجموعة الراسبين . وهنا سنستخدم دالة شرطية ولكن قبل البدء في ذلك نضع عمود جدد
ونضع عنوان الحالة مثلا بجانب عمود الدرجات.

بعد عمل ذلك يجب نذهب لاول حقل في الحالة نضع الدالة التالية
=IF(D3>60;"PASS";"FAIL") وهنا سأشرح هذه الدالة لانها الهم في وجهة نظري

كلمة IF تعني اذا

D3>60 وها هو الشرط وقد افترضت ان درجة النجاح هي 60 فوضعت الشر اي اذا ان الدرجة
الموجوده في الحقل D3 أعلى من الدرجة 60

;"PASS" وتعني انه اذا تحقق الشرط ضع كلمة PASS والتي تعني اجتياز المادة ( النجاح
)

;"FAIL" وتعني اذا لم يتحقق الشرط ضع كلمة FAIL وتعني سقوط او رسوب الطالب في
المادة

بعد ان تكتب الصيغة السابقة في الحقل المجاور لدرجة الطالب الاول عليك ان تسحب
النقطة مربعة الشكل التي في زاوية الحقل ، تسحب حتى تصل اخر حقل تريد تعبئته
بالصيغة نفسها

وفي الصورة التالية ايضاح اكثر

أما الان سنتعرف على دالة العد المشروطه فمثلا سنستخرج من البيانات الموجوده كم عدد
الطلاب المجتازين للمادة وكم عدد الراسبين فيها ، فلنذهب الى G7 ونكتب " عدد الطلاب
الناجحين " ونذهب بعدها الى H7 نضع الدالة التالية =countif(E3:E25;"PASS") وبهذا
نستخرج عدد الطلاب الناجحين اما بالنسبة للرابين فتكون الدالة
=countif(E3:E25;"FAIL") وطبعا في المثال كان مجال عمود الحالة من E3 إلى E25
الدرس الرابع: إنشاء دالة خاصة لاستخراج النسبة المئوية وخاصية الترتيب
في البداية أود أن أشكر كل من قرأ الدروس السابقة درس اليوم كما يوضحه العنوان بخصوص خاصية الترتيب (Sort) وكذلك إنشاء دالة خاصة لاستخراج النسبة المئوية:
1- في البداية ننشئ أربعة أعمدة العمود الأول يحتوي على أسماء الطلاب والعمود الثاني على درجاتهم والعمود الثالث على النسبة المئوية والعمود الرابع على الأسماء التي نرغب ترتيبها حسب النسبة المئوية (كما هو موضح في الصورة أدناه).

- الآن ننشئ الدالة ( دالة احتساب النسبة المئوية ) في أول خانة ( حقل ) في العمود الثالث أي الحقل C2 كما في مثالنا هذا. والدالة هي عبارة عن الصيغة التالية الموجود بين القوسين بدون القوسين ( =B2/1800*100 ) حيث:
• B2 هي خانة الدرجة المجاورة للحقل C2 بمعنى أنها هي الدرجة التي نرغب في احتساب النسبة المئوية لها.
• 1800 هي الدرجة العظمى ( القصوى ) أي أعلى درجة يمكن أن يحصل عليها الطالب.
• 100 هذا ثابت لاحتساب النسبة المئوية وبدونه تكون النسبة مابين صفر وواحد.
والصورة التالية توضح أكثر:

بعد ذلك نسحب من الزاوية السفلى من اليسار للحقل C2 حتى نصل إلى الحقل C17 ثم نتوقف عن السحب وستظهر النسب المئوية لجميع الطلبة.( كما هو موضح في الشكل التالي

بعد ذلك نختار كل العمود من دون العنوان طبعا ( أي كل النسب المئوية الموجودة). ثم ( نعمل نسخ وذلك من قائمة Edit>Copy) أو نضغط على Ctrl+C معا، ونبقي الاختيار في مكانه ونذهب إلى Edit>Paste Special>Value ثم نضغط OK وستظهر القيم نفسها ولكن نحن بذلك نكون قد تخلصنا من صيغة المعادلة ( معادلة احتساب النسبة المئوية وثبتنا نتائجها فقط بدون العبارة أو الصيغة ) والشكل التالي يوضح أكثر

بعد ذلك سوف يتم الترتيب من الأعلى للأسفل بحسب النسبة المئوية. ولكن لاحظ(Notice) ترتيب النسب لا يرتبط بترتيب الاسماء والدرجات في العمودين الأولين بل يرتبط بترتيب الأسماء في العود الاخير أي انه في مثالنا السابق أحمد لم يحصل على 100% بل صقر هو الذي حصل على 100% وكانت درجة أحمد 1425 بينما درجة صقر 1800 ونسبة أحمد هي 79.66667% .
وهذه هي نتيجة المثال بعد تطبيق بعض التنسيقات عليه وقد قسمته إلى نصفين اسم الطالب ودرجته يمين ونسبة الطالب واسمه يسار

افتراضي إنشاء قائمة في مصنف إكسل
إليك طريقة للوصول إلى ورقات العمل سريعاً.

إذا كنت مثل معظم مستخدمي مايكروسوفت إكسل، فإنك ربما تملك مجموعة من الجداول الممتدة التي تتعامل معها كثيراً، لكنك تضطر إلى الانتقال في أشجار الأدلة كي تجد كلاً منها، ما يسبب لك الملل. توجد طريقة ممتازة لوضع جميع ملفات العمل قرب أطراف أصابعك، و هي إنشاء قائمة مصنف عمل (Workbook) ترتبط بجميع الملفات التي تستخدمها، بحيث تصبح مسألة فتح الملف مجرد النقر على أيقونته أو وصفه.
القوائم وسيلة جيدة في بيئة المكتب، حيث يتشارك العديد من المستخدمين، وحتى بعض المستخدمين المؤقتين على التعامل مع المصنفات. ولأن قائمة المصنف تظهر أينما يتم فتح إكسل، فإنه لا حاجة بالمستخدم أن يعرف أين توجد الملفات فعلياً، ويمكنه البدء بالتعامل معها مباشرة.

قائمة المصنف هي ببساطة مصنف إكسل طبيعي مفصل حسب الطلب كي يبدو شبيه بالقائمة، أكثر من المصنف. وتستخدم وصلات متشعبة في المصنف لربط الملفات التي تفتحها بشكل متكرر، ويمكن أن تربطها بالصور أو النصوص أو كليهما معاً. تتصرف قائمة المصنف وكأنها صفحة ويب، ويمكن أن تحتوي على وصلات إلى ملفات أخرى، مثل وثائق وورد، أو صفحات ويب.
لإنشاء قائمة مصنف، افتح مصنفاً جديداً، وأزل جميع الورقات (sheets) فيه باستثناء الورقة الأولى مستخدماً "تحرير|حذف ورقة" (Edit|Delete Sheet)، ثم كبر ورقة العمل إلى الحد الأقصى لملء نافذة إكسل، ونظّف العرض باختيار لسان التبويب "أدوات|خيارات|عرض" (Tools|Options|View)، وإزالة اختيار مربعات اختيار "رؤوس الصفوف والأعمدة" (Row & column)، و"خطوط الشبكة" (Gridlines)، و"شريط التمرير الأفقي" (Horizontal scroll bar)، و"شريط التمرير العمودي" (Vertical scroll bar)، و"علامات تبويب الأوراق" (Sheet tabs). ويمكنك أن تجعل الصفحة أكثر جاذبية بإضافة صورة خلفية، من "تنسيق|ورقة|خلفية" (Format|Sheet|Background)، واختيار صورة من قرصك الصلب، أو يمكنك أن تستخدم زر "لون التعبئة" (Fill Color)، على شريط الأدوات "تنسيق" (Formatting)، لاختيار لون معين للأرضية.
تمثل الأيقونات أو الصور طريقة سهلة للتعرف على الملفات ثم تحميلها. أضف صورة إلى ورقة العمل لكل ملف تريد أن تفتحه منها، ويمكنك أن تجلب الصورة من مجموعة clip-art المتوفرة لديك، أو من قرصك الصلب. بعد أن تختار الصورة، احفظ المصنف إذا لم تكن فعلت بعد، واحفظ أيضاً الملفات التي تريد أن تفتحها من القائمة.

أنشئ ارتباطاً تشعبياً من صورة إلى أول ملف مصنف تريده. ولعمل هذا في إكسل 2002، اختر الصورة بالنقر عليها، ثم اختر "إدراج|ارتباط تشعبي" (Insert|Hyperlink)، وانقر على "ملف موجود أو صفحة ويب موجودة" (Existing File or WebPage)، ثم انقر على زر "استعراض بحثاً عن ملف" (Browse for File)، وابحث عن المصنف، ثم انقر على "موافق" (OK). ولفتح ورقة معينة أو مجال مسمى، اختر "إشارة مرجعية" (Bookmark)، ثم اختر الاسم (أو المجال المسمى في المصنف)، وانقر على "موافق" (OK). انقر على "تلميح الشاشة" (ScreenTip)، وأدخل النص الذي تريد أن تظهره عندما يقف مؤشر الماوس على الصورة، ثم انقر على "موافق" (OK)، ثم على "موافق" (OK) مرة أخرى لإنهاء الخطوة. كرر هذه الخطوة لإضافة وصلات إلى الصور الأخرى الموجودة في المصنف الخاص بك.
أنشئ ارتباطاً تشعبياً من صورة إلى أول ملف مصنف تريده. ولعمل هذا في إكسل 2002، اختر الصورة بالنقر عليها، ثم اختر "إدراج|ارتباط تشعبي" (Insert|Hyperlink)، وانقر على "ملف موجود أو صفحة ويب موجودة" (Existing File or WebPage)، ثم انقر على زر "استعراض بحثاً عن ملف" (Browse for File)، وابحث عن المصنف، ثم انقر على "موافق" (OK). ولفتح ورقة معينة أو مجال مسمى، اختر "إشارة مرجعية" (Bookmark)، ثم اختر الاسم (أو المجال المسمى في المصنف)، وانقر على "موافق" (OK). انقر على "تلميح الشاشة" (ScreenTip)، وأدخل النص الذي تريد أن تظهره عندما يقف مؤشر الماوس على الصورة، ثم انقر على "موافق" (OK)، ثم على "موافق" (OK) مرة أخرى لإنهاء الخطوة. كرر هذه الخطوة لإضافة وصلات إلى الصور الأخرى الموجودة في المصنف الخاص بك.

إذا كنت تستخدم إصداراً أقدم من برنامج إكسل، تستطيع اتباع إجراء مشابه جداً. في إكسل 2000، اختر "ملف موجود أو صفحة ويب موجودة" (Existing File or WebPage)، وانقر على زر "ملف" (File)، أو تصفح للوصول إلى ملف المصنف المطلوب واختره، ثم انقر على "موافق" (OK). استخدم زر "إشارة مرجعية" (Bookmark) لاختيار موقع في الملف، وزر "تلميح الشاشة" (ScreenTip) لإضافة تلميح. اختر في إكسل 97، "ارتباط إلى ملف أو URL" (Link to file or URL)، وانقر على "استعراض" (Browse) لإيجاد الملف، ثم انقر على "موافق" (OK). ولربط الصورة مع موقع مسمى في الملف، انقر على "موقع مسمى في الملف (Named location in file)، ثم على "استعراض" (Browse)، واختر الموقع ثم انقر على "موافق" (OK).
إذا كنت تفضل استخدام نص بدلاً من صورة، تستطيع اتباع الخطوات ذاتها تقريباً. أدخل وصفاً لمصنف في خلية، ثم أنشئ وصلة تشعبية بالطريقة ذاتها، التي تنفذ على الصور. عدّل هيئة وصلات النص، باختيار "تنسيق|نمط" (Format|Style)، واختر من اللائحة المنسدلة "اسم النمط" (Style) الاسم Hyperlink، وانقر على "تعديل" (Modify)، ثم أجر تغييراتك من الخيارات المعروضة

center]الأفضل أخيراً أن تحمي الورقة والمصنف، بحيث لا يعدل قائمتك أحد بالصدفة. لفعل هذا اختر "أدوات|حماية|حماية ورقة" (Tools|Protection|Protect Sheet)، وانقر على "موافق" (OK)، ثم اذهب إلى "أدوات|حماية|حماية مصنف" ( Tools|Protection|Protect Workbook)، ضع إشارة على مربعات الاختيار "البنية" (Structure)، و"الإطارات" (Window )، وانقر على "موافق" (OK)، وما لم تكن بحاجة فعلاً إلى كلمة سر، لا تعيّنها, سيفتح هذا الملف تلقائياً كلما فتحت برنامج إكسل إذا وضعت له اختصاراً في مجلد XLStart، لإكسل (وهو موجود في المسار C:Program FilesMicrosoft OfficeOffice10 بالنسبة لإكسل 2002، أو انظر في الملف C:Program FilesApplication DataMicrosoft Excel".
احفظ الملف الذي أنشأته، واختبر كل وصلة بالنقر عليها لفتح الملف المرتبط بها. وإذا فتحت ملفاً باستخدام القائمة، ثم أغلقته، سيغلق ملف القائمة أيضاً. لتجنب هذا استخدم المفتاح "السابق" (Back) الموجود على شريط أدوات ويب للعودة إلى قائمة المصنف واختيار مصنف آخر. وستظهر قائمة المصنف أيضاً في قائمة الملفات أسفل قائمة ويندوز.[/CENTER
]

عدّ الكلمات في إكسل
يعرف معظمنا أن برنامج وورد يوفر وظيفة لعد الكلمات الموجودة في الوثيقة التي تحررها، فماذا عن برنامج إكسل؟
الواقع أن إكسل لا يقدم هذه الوظيفة بشكل افتراضي، وعليك أن تنشئها بنفسك.
ما تحتاجه هو الماكرو التالي:

--------------------------------------------------------------------------------

Sub WordCount()
cell*******s = Trim(ActiveCell .Formula)
cellWordCount = 1
prevCharacter = ""
For i = 1 To Len(cell*******s)
nextCharacter = Mid(cell*******s, i, 1)
If (nextCharacter = " " Or nextCharacter = Chr(10)) And _
(prevCharacter <> " " And prevCharacter <> Chr(10)) Then
cellWordCount = cellWordCount 1
End If
prevCharacter = nextCharacter
Next i
If Len(cell*******s) = 0 Then
cellWordCount = 0
End If
MsgBox "عدد الكلمات هو:" Str (cellWordCount)
End Sub

--------------------------------------------------------------------------------

تعدّ شيفرة هذا الماكرو الكلمات الموجودة في الخلية المختارة. وإذا وجد أنك قد اخترت مجالاً، فإنه يعدّ الكلمات في الخلية الفعّالة ضمن ذلك المجال. يقوم برنامج الماكرو بعملية عدّ الكلمات عبر عدّ الفراغات الموجودة بين الكلمات في النص، ورموز الانتقال إلى سطر جديد، الناتجة عن ضغط Alt-Enter، لإنشاء سطر جديد، متجاوزاً الفراغات المتتالية. ويشبه الماكرو وظيفة عدّ الكلمات في وورد بأنه يعامل الكلمات التي تحتوي على واصلة على أنها كلمة واحدة. يمكنك أن تضيف هذا الماكرو إلى ملف إكسل الذي تعمل عليه، وأن تضعه كزر على شريط أدوات إكسل ليكون في متناول يدك سر

مع خالص تحباتى
عبده جميل